【商务礼仪论文】浅论撰写商务信函的礼貌原则

摘要： 礼貌是人类文明的标志，是国际商务信函中不可忽视的语用原则。商务信函中的礼仪不仅有助于提高工作场所的生活质量，形成最佳职员道德，树立公司形象，而且对创造利润起着重要作用。尤其在当前国际贸易越来越激烈的情况下，懂得国际商务礼仪越来越重要。为了实现达成商务合作的目的，需要遵循礼貌原则，使之语气委婉，措辞得当有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。然而不同文化中的不同礼貌原则是商务信函中做好生意不可缺少的注意事项。

关键词：商务信函；礼貌原则； 文化差异

Abstract: Courtesy is the symbol of human civilization，and this is pragmatic principle which has to be followed in international commercial correspondence. Business etiquette is based on the theory that good manners are cost-effective because they not only increase the quality of life in the workplace, contribute to optimum employee moral, and embellish the company image, but they also play a major role in generating profit. An atmosphere in which people treat each other with consideration is obviously one in which a customer enjoys doing business. Also ,most importantly, a company with a well-mannered high-class reputation attracts—and keeps—good people. In order to be contribute to establish relations with two sides on the basis of equality and mutual benefit, It must follow the politeness principle ,tone and phrase your comments tactfully. Yet , different politeness principles in different cultures are indespensible for conducting successful in commercial correspondence.

Key words：Business letter； politeness principle；culture difference

一、引言

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国间的贸易往来愈加频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，商务信函在中外企业的沟通中发挥着重要的作用，它比口头交际更准确、更有说服力、更经济、更有效率（发送信息给更多的人），也更正式。“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，是您的职业道路畅通。一封彬彬有礼的商务信函能够直接影响贸易双方关系，能帮助企业树立职业道德形象，能促进贸易双方合作进程。通常，商务信函撰写适合采用简单易懂的词汇。不同文化背景的人进行交际的过程是跨文化交际。不同的民族有着不同的历史背景、风俗习惯、风土人情和文化传统，因此，在书写国际商务信函时必须了解本国与异国的民族文化差异，并设法使这些差异在书写过程中消失，同时在目标与中找到准确的词语。

二、商务信函中的写作原则

商务英语信函作为国际国际沟通的重要方式，在写作时务必要精心准备。Bobby D.Sorrels在《Business Communication Fundamentals》一书中总结了6个C的原则，即：“简洁，准确，清楚，文采，体谅及连贯。”在此基础上，国内的学者也对其进行了补充和完善。2001年以陆墨珠，庒学艺和周耀宗为代表提出了今天普遍认可的7C原则。即礼貌原则（Courtesy），清楚原则（Clarity），简洁原则（Conciseness），正确原则（Correctness），具体原则（Concreteness），体谅原则（Consideration），及完整原则（Completeness）。其中，商务英语写作中礼貌原则构成了商务沟通技巧中的原则基调，是商家最主要、最锐利的武器之一。英国语言学家Geoffrey Leech 等人提出礼貌原则（Politeness principle），认为在所有语言交际中，说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌（maximize the expression of polite beliefs）和尽量减少不礼貌的表达方式（minimize the expression of impolite beliefs）。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。在吸收Grice研究结果的基础上，Leech在《语用原则》（Principles of Pragmatics）一书中系统的提出了“礼貌原则”理论。认为礼貌原则应该包含（1）策略准则（Tact Maxim）：让对方受损最小，受恩最大；（2）宽宏准则（Generosity Maxim)：让自己受益最小，受损最大；（3）赞誉原则（Approbation Maxim)：尽量少贬低对方，尽量多自己；（4）谦虚准则（Modesty Maxim）（5)一致准则（Agreement Maxim）：尽量减少对方的分歧，尽量增多和对方的一致；（6）同情原则：尽量减少厌恶对方，尽量扩大同情对方。然而Brown&Levinson也表示，礼貌原则具有一些普遍性。在众多的礼貌原则中，Lakoff提出了说话人可以遵守的三种不同的礼貌原则：第一，不要强求人；第二，给对方留余地；第三，增进相互之间的友情。

三、不同文化的礼貌原则

不同语言的礼貌原则是有差异的，顾曰国教授提出汉语言文化礼貌原则中有尊重（Respenctfulness）、谦逊（Modesty）、态度热情（attitudinal warmth）和文雅（refinement）等四个方面，1992年又提出汉语文化的礼貌原则是：（1）贬己尊人准则：顾曰国教授认为中国式礼貌的最大特点是”夫礼者，自卑而尊人”。这条准则指谓自己和自己相关的事物时要“贬”和“谦”，指谓听着或与听者相关的事物时要“拾”和“尊”。（2）称呼准则：这一准则指人们出于礼貌，在相互称呼时要按“上下有义，贵贱有分长幼有序”的传统来体现人际交往中的社会关系。(3)文雅准则：在汉文化中“彬彬有礼”被认为是懂礼貌、有教养。其基本内容是“选用雅语，禁用秽语，多用委婉，少用直言”。避免提及使人不愉快或难堪的事物。（4）求同准则：指注意对方的身份和社会地位，尊重对方的“面子”，使交际双方在诸多方面力求和谐一致。当不得不批评别人或发表不同意见时，可以采取：“先礼后兵”，“先褒后贬”策略。（5）德言行准则：指在行为动机上尽量减少他人付出的代价，尽量增加他人的益处；在言辞上尽量夸大别人给自己好处，尽量少说自己付出的代价。这些礼貌原则在商务信函中对中国人从事国际贸易也具有指导意义。中国人觉得自尊是一种礼貌，而西方人则认为是一种不诚实，因而在交往过程中难以沟通，甚至造成误解，因此更需注意不同语言文化间的语言表达方式。在商务信函的写作中，讲究礼仪的原则，说话不可随意冒犯他人，要尊重不同文化中人们的语言习惯。例如通常，如何向商务伙伴传递坏消息，在美国，一般是通过间接的方式、委婉的语气、积极的意义的词语来表达。法国人、英国人、德国人一般都用直接的方式；而像日本、中国这样高语境文化则讲和谐、重面子，方法间接委婉，拉丁美洲避免传递坏消息。在不同的文化中，表示礼貌的方式方法，以及人们的判断标准都具有差异性。西方人对于赞扬，一般都以“thank you”表示接受，她们认为，欣然接受对方的赞扬可以避免损害对方的积极面子，因而是礼貌。而对于我们中国常常会用：“哪里、哪里”，“过奖了”，“差远了”等来应答表示被夸奖人的谦虚。可见西方国家重视个体观念、独立精神，这种概念包括个人的自由、权利、个人的独立。

四、结语

在日益激烈的国际贸易竞争中，商务信函不仅是实现沟通的媒介，也是建立友谊、吸引客户的手段。“君子不失于色于人，不失口于人”的古训，意思是说，有道德人待人应该彬彬有礼，不能态度粗暴，也不能出言不逊。礼貌待人，使用礼貌语言，是我们中华人民的优良传统。礼貌还是人类交际中言语谦恭、得体的表现。随着社会的发展变化，由于不同社会文化传统互相影响，礼貌必然不断改变。语言的礼貌包括有分寸、有礼节、有教养、有学识，要避隐私、避浅薄、避粗鄙、避忌讳，概括“四有四避”。因此，在商务信函写作中，遵循礼貌原则，做到及时回函，语言得体尊重对方，不卑不亢，保持良好的礼貌而高尚的心态认真写作，从而保证商贸活动顺利有效地进行，对促进社会主义精神文明建设有重要的理论意义和现实意义。从不同国家商务信函中开头和结尾的例子中可以看出：美国注重高效率和快速行动的文化特征，阿拉伯的信件反映了注重身份、地位、关系和好客的文化特征；日本的信件反映了谦逊，礼貌，间接和关系等文化特征。我们应该充分注意文化对商务英语写作的影响以及礼貌原则。

参考文献：

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［2］黄亚兰：《礼仪在商务拜访中的重要作用和技巧探析》［A］

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