【摘要】本文介绍了我国人力资源管理过程中利用人事档案的现状，并探析了人事档案在人力资源管理中作用并如何提高其应用于人力资源管理的策略，为规范我国人事档案管理提供了可行方向。
【关键词】人事档案管理，人力资源管理，作用
一、前言
人事档案是全面了解人才，合理使用人才的必要条件，而当今我国人力资源管理中人事档案管理存在有管理不规范，信息化程度不高，信息更新不完全等问题。要提高人事档案管理在人力资源管理中的地位需要设立相关的法律法规，规范人事档案管理制度。
二、人力资源管理中利用人事档案的现状和困境
1人事档案内容不全面
经济改革打破了原有的“铁饭碗”制度，加强了人才的流动，也使雇佣时间变短。在招募人才过程中，由于人事档案的内容片面化主观化，缺少反映一个人的工作能力，同事评价，培训成果，考核成绩等方面的材料，给企业选择合适的人才带来了不便。
2人事档案缺少时效性
人事档案中的材料没有及时更新，大多是对当事人长久以前工作的记录，档案内容停留在记流水帐水平上，通常来说，我国的人事档案以五年为一个周期进行整理，对于已经放入人事档案的材料不会再重新核对，添加的材料大多是些考核成绩单，工资表等例行性的东西，缺乏真正反映当事人近期工作生活情况的材料，人力资源管理部门无法根据这些不能及时更新的人事档案为公司选拔和任用人才。
3人事档案管理信息化程度不高
计算机管理也被引用到现代人力资源管理中，计算机在对于人事档案管理可以起到收集信息，记录信息和检索等功能。虽然有些单位已经尝试着使用计算机管理人事档案，但在软件设计与开发过程中，大多是程序开发人员设计，没有和专业人事档案管理者进行有效沟通，因此人事档案管理功能没有达到很好地实现。计算机原有的方便，迅速，简洁等特点也没有完全展现出来，反而因为程序设计不严谨产生了信息难以输入，归类混乱和搜索出现错误等各种各样的问题，原有的电子档案也不能得到很好地利用。因此，信息化程度不高和信息化方向的错误对于我国人事档案管理造成了很大的不便，使其难以发挥在人力资源管理中的作用。
4人事档案管理工作运行效率低
人事档案收集归档过程非常缓慢，没能结合新技术收集档案，不能跟上现代人力资源管理的信息化水平。同时管理人员在编辑总结档案过程中，由于缺乏外部信息沟通，而现有的档案汇编资料基本上来自于内部的资料，远远落后于现代人力资源管理的发展形势。很多档案管理人员平时没有主动询问，主动服务的想法，往往到档案要使用时才开始汇编工作，更有甚者，才开始档案补写工作，这大大地滞后了人事档案的编辑工作。因此人事档案不能及时的更新反映出当事人的动态，利用效率没能得到有效的提高。而当要使用人事档案时，由于信息化程度低，现在一般使用手工查阅资料，因此查找和调阅人事档案都要花费很长的时间，阻碍了人事档案原有的功能的实现。
三、人事档案管理在人力资源管理中的作用
1促进人力资源开发
人事档案的有效管理可以最大程度的发挥人力资源的作用，为企业寻找到适合自己的员工。避免了人才的埋没，让不同性格的人都能在适合自己的岗位上发挥自己的效用。因此，人事档案的使用能够实现人力资源的最有效配比。真实可靠的人事档案在人力资源部门分配岗位的时候能够促进人力资源部门合理分配，将每个员工分配到合适的岗位上去，并且能够加强公司每个部门之间的联系，实现人力的最优化发展。
2为考核提供重要的依据
人事考核已经成为企业现代化管理常使用手段之一。而人事档案在此过程中起到了很大的参照作用，为企业的绩效评估，员工考核等提供了依据。关系到员工日后的职业发展道路和薪酬水平。在绩效考核过程中，人力资源管理部门要充分利用人事档案，分析员工的各方面能力作为绩效考核的重要参考。并将考核依据重新加入人事档案中，形成一个良性循环，保证企业决策和评估的公平性以及科学性。
四、提高人事档案管理在人力资源管理中作用的策略
1增强人事档案的真实性。
真实性是人事档案最基本的要求。人事档案管理工作应定期对于人事档案进行检查、核对基本信息，抛弃虚假夸大内容，增加存档信息等工作。将个人非隐私信息整理分类，建立企业人员数据中心。这些数据库应聘请专业人士管理，以便信息更新有效及时。对于企业的核心人员，如总经理、核心技术人员等应更为全面地收集其档案信息。传统的档案信息均为文字记录形式，信息少且单一，现代的人事档案管理工作要充分使用多样化信息储存方式，比如在档案中添加音像资料等。这样，可以增加储存信息内容，形成完备而有效的信息处理系统，提高人事档案整体使用水平。
2实现人事档案材料收集材料规范化
人事档案的完善需要及时收集和补充档案材料，因此收集材料过程是否规范将直接影响人事档案的质量高低，对将要入库档案材料，从描述是否准确有无夸大，观点是否鲜明等方面进行一一鉴定，对于不符合此类要求的材料要及时退回，经过改正后再归档，对于超出归档范围的材料，及时退给公司，做到“零丢失，零积压”，建立人事档案管理信息系统，使工作人员再计算机帮助下不接触人事档案而查阅档案原件，这大大提高了查阅效率，也有利于人事档案的保存和防止丢失。
3加强人事档案的时效性。
人事档案应根据现状的改变，不断把最新个人经历的材料补充到人事档案中去，提高人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理，经常对原有的人事档案进行重整，删除无价值的内容和不准确信息，补充新的信息，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门全方位的了解人才信息，包括过去记录和现状。
4完善检索工具，建立人事档案目录中心
现状人事档案检索工具种类单一、功能缺失、检索效率地，传统的档案利用方式已满足不了档案信息保存的需要，为了满足档案数量急剧增加和现代社会对档案利用频繁的需求，我们应该对档案利用保存方法进行改革，建立档案数据库并根据数据库建立档案检索和目录。检索工具应该简单而便于使用，符合人事档案使用的习惯，正确的揭示档案的内容和形式特征。
5人事档案管理方式和服务方式向开放性转变
社会的现代化减弱了人事档案政治化，神秘化的程度，与此同时，信息技术的更新改变了人事档案管理和查阅方式。可以采用现代化技术信息手段管理人事档案，采用网络化信息化管理和服务方式，加强人力资源部门与外界的人才相互交流，由原来的固步自封变为开放式的交流模式。随着知识经济的发展，人力资源对于企业发展的优势将日益明显，人才的流动更加频繁和人才质量逐步提高。而政治体制的改革与深化，人才将成为一种不再神秘的资源，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种普遍使用管理模式。
五、结束语
通过对新时期下我国人事档案管理的进一步规范，提高人事档案管理的效率，建立信息化的人事档案管理方式，将人事档案管理部门转变为主动公开服务部门，人事档案对于人力资源管理的意义将进一步加大。将有效促进我国人才的流动选拔等制度发展完善。
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