论商务秘书职能及效果的最优化

【摘　要】在社会主义市场经济如火如荼发展的今天，为企业商务活动管理服务的商务秘书需求量日益增加。本文在对商务秘书职能研究现状的综述的同时，总结分析了商务秘书职能及其特点，指出影响职能发挥的内外条件，并进一步从外因和内因上提出了可行性的建议，为商务秘书职能效果的最优化提供参考借鉴。
　　【关键词】商务秘书；职能；最优化；
　　引言
　　在现代商务活动中，秘书担任着非常重要的角色。从商务活动的酝酿、策划、讨论、实施、反馈、总结，每一个环节都离不开秘书的工作。从广义而言，一般认为，商务秘书是指在各种从事商务活动的组织中协助领导机构或领导处理各种商务性事务，负责处理行政和日常事务，辅助领导做好决策的工作人员。从狭义上讲，商务秘书是各型各类秘书人员职务称呼中的其中一种[1]。在当今社会中，商务秘书已经成为各类秘书岗位中的一个重要的分支，其队伍庞大，人数众多，是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。但是，商务秘书有别于其他普通秘书，其有着较高的素质标准和特殊要求。就目前我国秘书职业的现状而言，商务秘书的人才队伍建设还没引起相关部门的高度重视，更谈不上成熟和完善。大多数从业人员缺乏专业培训和职业认证，他们只能履行一般性文秘工作的职责，很多在岗的商务秘书人员并不具备现代商务秘书应具有的素质，这就在一定程度上影响了企业的办公效率，浪费了企业的管理资源，从而阻碍企业的健康发展。针对以上情况，本文选择了商务秘书的职能发挥课题进行研究，旨在通过该课题的研究，揭示商务秘书职能有效发挥的内外条件，并提出可行性的改进对策，为商务秘书职能最优化提供理论借鉴。
　　一、商务秘书工作职能及其特点
　　商务秘书的工作职能是指其工作活动的任务、职责、作用和效用的统称，它从总体上规定着秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。简而言之，商务秘书的工作职能回答其从业人员大体上应“做些什么”和“做得什么样”的问题[1]。通过查阅相关文献资料，一般说来，商务秘书职能主要有辅助决策、协助管理、处理信息、协调督查和保守秘密等五项。
　　　（一）辅助决策
　　辅助决策是指商务秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。辅助决策是决策科学化、现代化的必然要求，其作用在现代社会中越来越明显。辅助决策的性质是决策参谋，而不是决策行动，其意见只供领导者参考，而不能成为决策的草案。商务秘书的辅助决策对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化，发挥重要的作用，其可以为领导决策提供依据、并加速决策实施进程以及促进决策优化等。概括说来，商务秘书的辅助决策职能主要有以下特点：
　　1．超前性
　　超前性是指商务秘书要在时间上提前为领导决策工作提供各种服务，及早对一些潜在的可能发生或将要发生的问题进行调查研究，做出准确的预测并提出一些解决问题的对策。它要求商务秘书要具备较强的超前思维能力和深入细致的工作作风以及较强的调研能力。
　　2．全程性
　　决策是个动态的过程，在决策的准备、制定、审定、执行的各阶段，商务秘书要自始至终参与各项活动。这种全程性，也决定了商务秘书可以宏观把握决策的动态过程，可以在辅助决策中，帮助领导拾遗补漏。
　　3．受限制性
　　商务秘书的职能作用主要是为领导服务，其辅助决策主要以贯彻、服务领导的意图为使命，必须紧紧围绕领导的决策意图，依领导的决策意见进行，原则上不能游离，更不能自行其是，因此商务秘书的参谋建议仅供领导参考，这是其受限制性所在。但受限制性并不意味着商务秘书的完全被动，商务秘书要在其职能范围内，发挥自己的能动性和创造性。
　　　（二）协助管理
　　管理是通过计划、组织、领导和控制等环节，协调人力、物力和财力资源以期高效率地达到组织目标的过程。在现代企业制度中，管理不仅是企业管理层的工作，商务秘书也应当分担管理的职能，而这也是现代商务秘书区别于传统秘书的显著特征[2]。企业的管理工作离不开商务秘书人员的辅助活动，协助领导做好计划、指挥、控制等管理工作，是商务秘书人员的重要职能，商务秘书高效地协助管理，能有效地促进领导者工作效率的提高，并能够对整个组织运转产生积极的影响。商务秘书的协助管理职能主要有以下特点：
　　1．管理的间接性
　　职能部门的管理工作，其管理作用是直接的，即管理者直接推动和影响管理对象，具有一定的权威性，如人事部门直接从进行人事管理，任何聘用、提拔以及解雇的事宜由其直接管理。而商务秘书机构及其人员的管理活动，对管理对象只能起到间接的作用。主要表现：配合作用，充当管理活动的配角；支持作用，从旁给予帮助；沟通作用，传递和反馈有关信息。
　　2．管理的综合性
　　职能部门的管理工作，其管理内容具有明显的局部性，如计划部门只从事计划管理，人事部门只从事人事管理，行政部门只从事行政管理。商务秘书部门虽不是职能部门，不从事具体的管理工作，但是它在管理过程中却起着综合办事桥梁的作用。其综合性表现为：管理的各项职能几乎都离不开商务秘书活动；商务秘书机构对各个职能部门，都要提供信息服务；领导者为了有效地进行管理，更需商务秘书发挥综合管理功能。
　　3．管理的非常规性
　　秘书机构是综合办事机构，不应也不允许商务秘书人员代替职能部门去从事计划工作、组织工作、指挥工作、控制工作等。因为这些管理工作属于各职能部门的职权范围，是职能部门的日常性工作。所谓非常规性工作，就是不经常办理的权宜性工作，如管理过程中的综合、沟通、协调等服务性工作。
　　　（三）处理信息
　　处理信息是指对各种信息进行系统处理的工作，它包括收集、加工、传递、利用、反馈和储存等一整套工作程序。商务秘书处理信息不是单一的活动，而是商务秘书对各种信息的收集、筛选、分析、综合、汇报、利用以及反馈等活动的总和。在信息化的今天，商务秘书信息处理工作在企业工作上具有重要的作用，尤其表现在对领导者的决策和对工作的协调等方面。因为，处理信息是辅助领导决策的重要工作，同时处理信息是商务秘书的一项日常重要业务，它贯穿于商务秘书每项工作的全过程，处理信息工作的成败，直接决定了商务秘书整体工作质量和效率。商务秘书的处理信息职能具有以下特点：
　　1．服务性
　　商务秘书处理信息工作的目的在于为领导了解情况、进行决策和指导工作提供服务。其服务性表现在，首先为领导提供各类有价值的信息，使领导了解各方面情况，以利于决策和指挥；其次，是为下级组织和基层组织提供信息服务，以充分发挥商务秘书处理信息工作的全方位服务功能。
　　2．针对性
　　商务秘书处理信息工作，要紧紧围绕领导组织的工作要求进行。信息作为一种资源，其使用价值的高低取决于需求者的需求程度，如果一条信息商务秘书看来貌似有用，但对于领导工作却并不需要，那么其便不具有使用价值。
　　3．综合性
　　商务秘书处理信息工作是一项综合性很强的工作，首先表现在商务秘书提供的信息种类的广泛性上，商务秘书不仅要收集和提供属于本部门、本组织工作性质范围内的信息，也要收集其他方面的信息，这是由领导工作的全局性所决定的；其次，表现在商务秘书提供信息内容的综合性，如企业打算开发新产品，就需了解市场需求，新产品生产成本，政府政策等信息，上述信息虽不是由商务秘书亲自去调查获取，但是这些信息需要商务秘书进行提炼综合整理后，提供给领导决策时作为参考；再者，表现在商务秘书对信息进行加工处理的方法的综合性，商务秘书往往采用定期综合、专题综合、分类汇总等方法，对获得的大量信息，从总体上进行系统整理归纳，形成综合信息资料。
　　4．开拓性
　　商务秘书对信息要做好开发利用的工作，充分挖掘信息资源的使用价值，为工作服务。一般来说，信息的开发利用可分为两个层次：初级信息和高级信息。初级信息是对客观现实情况的直接反映。只有对大量初级信息进行归纳、比较、分析、综合后，才能提炼出深层次的高级信息。
　　　（四）协调督查
　　决策实施过程中，商务秘书的一个重要职能便是协调和督查。由于组织的分工与合作是一个复杂的系统，秘书又居于中心枢纽的位置，必须要协调各部分之间的联系，以理顺各部分之间的关系，淡化、化解矛盾，以确保组织的正常运转和高效率，使决策有效实施。为避免各部分执行决策不力，秘书还要肩负起督查的职能。督查是把看到、听到、查到并经过核实的一些无人过问或被忽视的一些重大问题，按照领导的批示，交有关部门检查办理，并催促落实，是促进组织的各项方针政策落到实处，解决实际问题，为了解情况提供决策依据，促进工作正常运转的重要环节。协调和督查紧密相连，不可分割，商务秘书要在协调时进行督查，督查中进行协调。
　　　（五）保守秘密
　　保密工作是一项重要的工作，对经济组织来讲，它关系到自身的生存、发展及日常工作的正常运转。商务秘书作为一个桥梁中枢的角色，他/她参与的管理工作会涉及到许多保密事项，如机要文件的管理、内部资料的起草等，因此，为维护组织的利益和安全，商务秘书必须做好保密工作。保守秘密，既是商务秘书的一项重要纪律，也是商务秘书活动的一条重要原则。商务秘书保密的范围主要包括：文件保密、通信保密、电子计算机保密、经济科技保密、宣传报道保密以及涉外保密等。
　　二、商务秘书职能效果的最优化
　　商务秘书在企业中是一个很特殊的角色。他/她不是领导，却能影响领导决策、效率、甚至形象；他/她没有实际权力，却能成为员工关注的焦点；他/她职位不高，却可以站在领导的角度去思考问题。在现代社会，优秀的商务秘书是重要的人力资源，是企业领导不可缺少的参谋和助手，也是实现并提高企业效率与效益的助推器。在企业中，商务秘书是企业工作的桥梁，商务秘书部门及其成员可以联系上下、协调左右与沟通内外，发挥着桥梁般的作用，没有这座桥梁，商务企业内外有效沟通将极大受阻。因此，如何发挥商务秘书职能作用既是我国企业管理面对知识经济的新课题，也是商务秘书人员所面临的新要求。
　　（一）影响商务秘书职能发挥的因素
　　1．影响商务秘书职能发挥的外因
　　外因主要是指国家与企业关于商务秘书的管理制度、职能环境等方面，这些是影响商务秘书职能发挥的主要因素。主要体现在：首先，我国有关商务秘书职业化的制度还不够完善。商务秘书队伍建设相对滞后，缺乏固定的交流、培训制度，商务秘书只能在自身的工作中不断摸索和提升，既严重的影响了工作效率，也打击了商务秘书工作的积极性和主动性；其次，商务秘书的激励机制不完善，很多商务秘书工作量大，但业绩却很难量化，获得荣誉是别人的，因此打击了商务秘书在这方面工作的主动性、积极性和创造性。再者，在商务秘书的职能环境中机遇与风险并存，随时可以出现某些不利的因素或障碍。

　　
　　三、总结
　　商务秘书是秘书学与现代商务管理的衍生物，是企业领导经营决策的参谋、助手，它不但要恪守秘书职业道德规范，还要辅助决策、协助管理、处理信息、协调督查和保守秘密等多种职能。我国商务秘书工作的主要特点包括经营性、专业性和时效性。相对于行政秘书，商务秘书应具备必须具备非同寻常的商业意识和企业家式的眼光和头脑，了解公司的整体战略布局和发展目标，成为领导的管家和辅助决策者。同时，商务秘书必须适应社会主义市场经济，掌握现代管理原理和原则，善于运用高新技术来完成工作，还要求现代商业秘书拥有较高的信息素养。
而且，随着社会主义市场经济的改革发展，商务秘书的综合性和多功能性在企业的经济活动中也将发挥越来越重要的作用。为充分发挥商务秘书的职能作用，我们不仅要从外在职业环境去改进，完善商务秘书队伍的建设与管理制度，还要不断提升商务秘书自身素质，转变观念，从被动服务转变为主动服务，加强专业学习，提高业务能力等方面做出努力。这样，商务秘书可以充分的发挥其应有的职能，更好地为社会，为企业，为大众服务。