现代女秘书的性别优势与职场困扰

摘 要：女性在担任秘书一职有其独特的优势，但是同时也面临着很大的挑战。这种挑战主要来自社会对女性秘书职业的认知偏差。产生偏差的原因是多方面的，而这些原因也会相应产生一些不良影响。女性秘书必须扬长避短，积极应对挑战，更好地适应秘书一职。
关键词：独特优势；挑战；认知偏差；角色适应

秘书是从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。由古至今，秘书人员大部分都是由男性担任的，但是随着社会主义市场经济的发展，我国的女性秘书队伍正在逐渐扩大，她们以其自身有别于男性的独特优势和出色的表现，实现其自身的价值。但是随着女秘书队伍的扩大，以及由于秘书服务的特性导致社会对女秘书的认知存在偏差，也让女秘书面临一些职场上的困扰，现代女性秘书又应该如何积极应对，以更好地适应秘书这一角色。

一、女秘书的性别优势
每个行业都有不同于其他行业的特殊性。心理学家研究表明，不同的性别有着不同的性格特点和感情特征。而不同行业的特殊性对不同性别做出相应的规定，以适应行业的特殊性质的需要。就秘书这一职业而言，其特点是服务性，秘书主要是为领导服务的。因其服务性，使女性在一定程度上相对于男性而言有其性别优势。
（一）女性耐心、细心，感情细腻、丰富
秘书工作涉及面较广，需要负责的工作比较冗杂，细小。女性秘书能细致周密地组织会议活动，也能够细心地安排好领导的工作行程。而像秘书的日常工作：管理文件、安排活动、对外联络、采集信息、起草文稿、参谋咨询、处理事务、协调关系等等，这些工作繁杂、琐碎，除了细心，还需要一定的耐心。而女性较于男性，感情细腻丰富，这一心理特征让女性在处理人际关系上有一定的优势。女性在拒绝他人时，态度能比较委婉，温和，这能让他人在情感上比较容易接受，不易发生冲突和碰撞；而男性的态度则相对强硬些，这对于处理人际关系是不利的。例如，某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，一位男秘书负责发请柬邀请有关部门的领导光临，该机关秘书把开会的时间和地点都详细清楚地写在请柬上。但是开会当天，受邀的几位部门领导提前到达会场，但是一看却发现会场布置得不像开表彰大会的，询问后才知道表彰大会更改了召开地点。几位领导都感到莫名其妙，十分生气，为什么地点更改了也不通知一声？事后，会议主办机关领导才解释说，因为其秘书人员粗心，在发请柬前没有和礼堂的负责人进行确认，就自认为没有问题，把开会地点写在请柬上，等到开会的前一天下午才与负责人联系，才知道礼堂已被其他单位所用，因此只好临时更改会议地点。而由于受邀人员较多，来不及一一通知，结果就造成上述的失误。尽管领导已经登门道歉，但是仍然造成不良的影响。①因为秘书工作比较琐碎繁杂，需要秘书细心和耐心，否则就可能发生类似上述的事情。而女性较男性来说更具细心耐心。
（二）女性擅长处理人际关系，善于运用语言表达技巧
与男性相比，女性在处理人际关系上更善于运用用语言表达技巧。秘书是一个需要跟不同的人打交道的职业。秘书除了服务领导之外，还需要跟同事、下属打交道。对于不同的人群，需要运用不同的语言表达技巧。女性相对于男性而言，其语言表达方式更生动活泼。男性说话语调平实稳重，比较重视表达语言的力量。而女性则善于运用情感语和委婉的语言，而且女性喜欢用不同的声调来表达她们的惊讶、欢乐等不同的情感。相对于男性的冷淡平稳的语言，女性的言语更能吸引他人，也更易被他人所接受，给人良好的心理感受。另外，男性在谈话过程中更喜欢打断对方的话语，他们通常只能认真听对方10到15分钟的讲话。而女性则比较有耐心倾听对方的谈话，过程中较不愿意打断的对方的谈话或者是转移话题，这使对方感觉得到尊重，这有利于双方的交流与沟通，促进交往。例如，秘书处在讨论李处长写给局长的年度总结报告时，男秘书小周直截了当地提出自己的看法，他认为李处长采用的方法不正确，应加权处理的数据并没有加权处理，导致报告中有多处数据不准确。而李处长觉得他采用的数据都是下属各个单位报上来的，只要进行简单的加减处理就行，不需要进行其他处理。可是周秘书自恃是统计专业的，坚持认为李处长的数据处理不当。由于周秘书说话比较直接，李处长很是不高兴。在会议中途休息时，老秘书张大姐提醒周秘书，提意见要注意说话方式，说话方式是个技巧问题，是个工作方式方法问题，对于职业秘书来说，用什么方式说话，比说些什么更重要。②上述事件说明秘书说话，不仅仅是为了表达自己的思想或是情感，更重要的是为了实现工作目标，达到预期的沟通效果，所以秘书说话需要善于运用语言技巧，才能达到更好的沟通效果，从而实现工作目标。
（三）女性处理问题会更注意部分和细节
在工作上，女性比较谨慎细致，所以很少出错；而男性较粗心大意，对事情考虑不周，从而易出错。在对事情和全局的把握上，女性更注重从部分和细节出发去考虑问题，有利于提高办公质量。而男性则比较倾向于从全局和整体出发思考问题，而往往忽略对细节的处理。此外，女性对生活上的细节问题也比较细心，从而更易了解他人的需要。从秘书的服务性来看，女性更注重对细节的处理，这能更好地为领导工作和排忧解难。秘书这一职业所做的事情 比较琐碎繁杂，更需要注重对细节的把握和处理，从这一点上看，女性相较于男性更具优势。

二、女秘书面临的挑战
女性秘书相对于男性秘书有其独特的优势；但是女性担任秘书一职也面临着挑战。
（一）社会的普遍认知导致女秘书工作得不到正视
每个行业都有其不同的行业角色，不同的行业角色都是社会分工的产物。如果一个行业的角色得不到社会公众的普遍认同，其产生的负面影响是很大的。我国劳动和社会保障部2003年3月修订发布的《秘书国家职业标准》对秘书的定义是：“从事程序性工作、协助上司处理政务以及日常事务并决策及实施提供服务的人员。”[1]秘书与其他的职业一样，只是一个提供工作的岗位。秘书工作的历史源远流长，而在男尊女卑的封建社会里，担任秘书一职的只有男性，根本没有女性。而随着社会的进步和发展，以及女性意识的觉醒，女性渐渐投入到社会的各个行业中。而由于秘书这一职业的特殊性，也使越来越多的女性投身于这一行业。更由于女性有别于男性的独特优势，让越来越多的企业指定女性担任秘书。但是，由于在一些领导干部及秘书中出现一些不良现象，加上媒体对女秘书的负面宣传过滥，还有一些书籍中为了衬托某一人物的正面形象而丑化女性秘书，把女秘书塑造成胸无点墨、浓妆艳抹以及身份暧昧的形象以此来烘托正面人物，导致社会对女性秘书职业的认知产生误导。此外，由于社会一些人还存在封建思想，对于女秘书这一职业嗤之以鼻，在一定程度上打击了女性秘书的自信心。因此秘书的性别成为一个敏感的话题，更甚有些人给女秘书这个职业贴上“特殊”的标签。前几年，有一个关于女秘书难嫁的故事被媒体大为报导：27岁的晓菲五官标致，皮肤白皙，是一个公认的美女。她四年来换过几次工作，都是给老总当秘书。晓菲陆续相亲8次，但是对方一听说她曾经给几个老总当秘书，就都委婉地提出分手，有一些甚至是见过面后就没有了下文。所有的相亲对象表示，都很欣赏晓菲的气质和长相，但都不能接受她秘书的身份，这让晓菲母亲很困扰，“到底是女儿的工作有错，还是现在人们的观念存在偏差。”③而2003年四川省委办公厅出台过两份针对领导干部身边工作人员的规定，其中有规定是“男领导不能配女秘书。”而这规定曾引起社会广泛的注意和争议。但这说明了社会在看待女性秘书这一职业上已经存在偏差，正是因为社会对女秘书工作的普遍认知存在偏差，导致女秘书工作得不到正视。而由于秘书职业女性化是世界性的发展，也是秘书职业化的一个重要的特征，社会对女秘书职业的认知存在偏差不仅损害秘书这一职业的声誉，还影响了秘书行业建设的健康发展，势必成为秘书建设道路上的绊脚石。
（二）很多管理人员将协助领导处理日常工作的秘书职责异化为服务员、跟班或奴才
有学者把服务性当成秘书工作的本质属性，并把它概括成“三服务”，秘书不仅要服务上司，也要为领导部门和上级机关服务，还要为下级组织、其他部门以及人们群众服务，而服务的内容除了管理服务、信息服务以外，也包括事务服务和生活服务。在实际工作中，秘书的“三服务”被替换成字体领导一人服务，而服务的主要内容并不是“为决策及实施提供服务”；而是事务服务与生活服务，秘书成了领导的勤务员与服务员。原北京市财政局局长、北京市委常委、副市长王宝森的秘书闫振利之所以能得到王的好感，就是因为闫抓住“支援西藏建设”的机会，每次他回京休假总要带上市长的土特产去看望王宝森，还帮他家安装浴盆、买电视机，给王家做许多家务活，因此渐渐地得到王宝森的信任。④而广西壮族自治区委副书记成杰克的秘书甚至是介入成杰克的私人生活，帮助成杰克与情妇创造优惠的机会，还建议他们为今后的美好生活抓紧捞钱。④也有一些领导将女秘书当成花瓶、情人和公关小姐，把她们当成“屋中娇”与服务员，当成腐败堕落的工具。这种现象既有官场文化和不健康的企业文化的原因，又有领导对秘书职业的认识不明和对秘书工作的不够尊重的原因。现在一些企业招女秘书，一般要求年轻貌美，而年龄较大，或是样貌不周全的则会以各种理由拒之门外。秘书还有一特性就是辅助性，辅助性是相对于主导性而言，上司居于决策管理的核心地位，秘书在上司的领导、指挥、控制之下，辅助上司完成工作，居于助手的地位。在实际的工作中，秘书的辅助性体现在不仅要为领导处理日常事务工作，还要处理突发性工作，有时也要办领导出谋献策，做参谋的工作，另外，还要为贯彻领导的决策做督查工作、信访工作和沟通协调工作等。而秘书的的辅助水平不仅会影响领导的科学决策，还会影响到组织的行政效率。秘书虽是领导的下级，但是在工作中与领导是合作伙伴，在人格上秘书与领导更是平等的关系，是“主从”关系，并不是“主奴”关系，秘书不是上司的跟班或是奴才。河北第一秘书李真曾经说过：“应警惕秘书与领导勾结在一起，将权力私有化。这是最可怕但有时又很难防住。领导把秘书当成心腹、代理人，例如领导想排挤谁，就让秘书去写谁的告状信，在选举投票时，让秘书私下做‘小动作’……” [2]李真的这一段话说明了在实际工作中，有一些领导确实把秘书当成政治上的私有财产，把秘书异化成跟班或是奴才。
（三）女秘书易遭性骚扰。
由于秘书职业的服务性，秘书不仅要为领导服务，有时也需要与客户打交道。而时代的进步和经济的发展，使秘书队伍也迅猛地发展起来，而女秘书更是以其独特的优势，在与男性上司、老板的互补关系中和企业的发展中起着男性秘书所无法替代的重要作用。但是由于企业秘书队伍的管理、企业主的素质、企业职工队伍和管理层的综合教育等方面存在或多或少的问题，女性秘书所面临的各种形形色色的性骚扰问题也越来越多。而这些问题，轻者给女性秘书带来不同程度的困扰，重者则使女性秘书失去生活和工作的乐趣，有的甚至会影响女性秘书的身心健康，这也给秘书队伍的健康发展产生一定的阻碍。性骚扰是性歧视的一种形式，通过性行为滥用权力，在工作场所和其他场所欺凌、威胁、恐吓、控制、压抑他人。这种行为包括语言和身体的侵犯。它的存在和人的”动物生理本能”无关，而是与权力相关。与包括阶级、阶层、性别、民族、种族等在内的社会等级相关。这是对个体主权的一种侵犯，是强者对弱者的暴力，是一种歧视他人，否定他人存在价值的表现。在目前，由于更多地是男性居于高位，男性是强者，所以更多地是女性感受到男性的骚扰，而不是反之。在生活中，有一些男性领导利用职务之便对女秘书进行性骚扰。这种性骚扰主要表现在老板利用职务之便，以加薪、住房、提拔等对女秘书进行诱惑，从而进行性骚扰。此外，一些上司对女秘书的性骚扰表现为利用出差、跳舞或乘公务车等机会对秘书进行性骚扰。还有一些上司通过对秘书的死缠烂打进行性骚扰。这样的例子很多：小洁是某公司女助理兼秘书，小洁是经熟人介绍到该公司上班，原是负责业务的，由于上司何某对她的印象不错，就成了高管的秘书助理。