第4章办公动化管理系统的总体设计
4.1系统的设计原则
办公自动化管理系统是面向用户的管理系统，根据高校当前的实际情况，以客户为中心，采用先进的计算机理论技术，严格论证分析，提出了系统设计的基本原则。
(1) 系统简便易操作。由于行政办公人员的计算机技术水平良莠不齐，办公自动化管理系统的设计必须以易于使用，操作方便为前提。
(2) 先进的管理理念。随着全民教育的不断提高和发展，我国高校的行政办公的管理方式也由最初的经验管理转变为现在的科学管理，因此更加需要先进的管理系统，利用先进的管理方式，实现规范的管理流程，借此来提升教职工的办公效率。
(3)安全性。因高校拥有大量的科研项目，这就需要办公自动化管理系统有很高的安全性和保密性，保证文档资料和工作内容的安全。因此，要确保数据的安全保密性，就要对软件设计提出更高的要求。
(4) 系统可扩展。因高校的财政水平有限，对软件的投入也相对较少，但业务是在不断的发展的，这就需要软件能有良好的和可兼容性。
(5)稳定性。系统设计时要尽可能的考虑到所有可能出现和遇到的问题和故障，确保软件在今后的使用中能够良好有效的运行。
4.2办公管理系统的设计目标
在河北建材职业技术学院形成一个以网络环境为基础、计算机技术为辅助、信息集成化的办公平台是本文办公自动化管理系统的主要目标。将现阶段传统的纸质化办公方式转变为智能化的办公方式，实现无纸化办公，提高管理和办公绩效。该系统的主要目标是：
(1)创建一套周全、完善规范的办公自动化管理系统的管理模式，将传统的人工办公方式转变为智能化办公模式，规范办公制度，提高工作绩效，从而提高高校的综合实力。
(2)需实现的功能有用户管理，信息发布、审批流转、资源共享、业务处理等功能。拥有友好的用户浏览界面，软件性能稳定便于操作。还要进一步的考虑数据库的安全性，数据信息的冗余性，降低数据存储空间，合理划分功能模块，设计出一套便捷高效的办公自动化软件。
(3)利用先进的计算机技术，结合河北建材职业技术学院的自身特点和管理理念，建立一套全面规范可扩充的办公自动化管理平台，将学院的各个办公流程集成为一个规范化的体系，保障高校行政办公的高效运行。
4.3办公管理系统的权限设计
(1)权限组设置：为保证用户的不同使用权限，就要求把每个用户设置到不同的权限组中，可由管理员设置每个权限组的权限范围。
(2)组织机构设置：采用树形结构来设置学院的各个部门功能，可批量导入部门结构，也可自定义部门结构，可批量导入或自定义部门领导和具体成员，各部门的领导和成员拥有不同的使用权限，也可以自定义权限范围形成权限组。
(3)用户帐号设计：可以批量导入账号，也可以新建教工账号，可进行密码重置，可修改各个部门的人员的权限组。
(4)岗位设置：按照学院的部门职能，建立层状结构，该方式可使用在在审批流转和收发文管理模块中，通过制定好的办公流程进行办公，避免了因某个人而中断流程的情形。
(5)系统日志：系统日志的功用为，具有相应权限的管理员和领导，可以随时查看个人或者某人的系统使用情况，可记录户使用的ip地址在何时登陆和退出，及其所进行的所有的功能操作。
(6)管理员设置：在这里只有管理员拥有基础数据维护的权限，能够设置单位名称、设置单位格言、内部IP地址段设定、管理员对通知、新闻、公告、消息等的处理功能、可以设置信息审批人员和审批方式、如果打开审批模式，用户信息发送后，信息将首先被送完审批者处，审批通过以后，信息才能被发布。有些不需要审批的功能，管理员可关闭相应功能的审批功能，可实施即时发布。
4.4办公自动化管理系统各个功能模块的设计
4.4.1信息发布模块
(1)公告：具有相关权限的用户可将各种类型的公告发送给指定的用户，为保证用户能收到重要公告，发送人员可选择设置自动回复功能，用户查看其发送和收到的所有公告，，发送人员可选择是否要求收到回执，查看公告的阅读时间，可对公告发送制定审批流程，审批通过后才能发送公告。
(2)新闻：具有相关权限的用户发送各种类型的新闻给指定的用户，这些用户可对其收到的新闻随时查看。用户可对收到的新闻进行评论，发送人员可选择是否要求收到回执，查看新闻的阅读时间，可对新闻发送制定审批流程，审批通过后才能发布新闻。
(3)通知：具有相关权限的用户发送通知给指定的用户，这些用户可查看其发送和收到的所有通知，能够存档所需通知，通知可设置为信短形式发出，发送人员可选择是否要求收到回执，查看通知的阅读时间，可对通知发送制定审批流程，审批通过后才能发送。
4.4.2公共资源共享模块
(1)档案管理：档案模块主要存放的是学院档案，包含档案类目、档案管理、档案借阅和借阅审批的功能。单位可通过档案分类存放，设定档案的保密级别，当有工作人员需要借阅时，需要有相关权限的用户进行审批，审批通过后才能够借阅该档案。
(2)实用工具：火车时刻、飞机航班、邮编、电话区号及国际时间等一些常用功能，这些功能其实是一些相关的链接，拥有联网客户端可随时使用。
4.4.3审批流转模块
用户首先找到申请模板，将填写好的申请发送给审批人员，审批者可在办公系统中注明审批意见，加盖签名或公章。当申请需要多人审批时，根据既定流程，下一级审批完成后自动转至上一级审批者处，审批流程可以采用流程模板也可由申请者自行设定。审批模板可根据单位需求进行统一设定，规定模板使用权限和修改权限。审批不通过者可以退回，一层一层的返回到申请人处。申请人可随时查看审批状态和审批阶段，可对申请进行催办，保证审批的时效性。
4.4.4 收发文管理模块
(1)发文管理。发件人选择文件模板起草公文，根据既定的审批流程，将公文发送给相应人员进行审批，在经过审核，复核，会签、签发、校对等工作后，有相关权限的管理人员再进行发文登记、编号、套头，盖章，这才能形成有效公文，才能够发放给指定的用户。发送完成后对其进行归档处理。当公文需要多人审批时，根据既定流程，下一级审批完成后自动转至上一级审批者处。审批不通过可以退回，一层一层的返回到发起人处。
(2) 收文管理。当公文发送完成后，相关人员需要对其分类登记存档，有自动和手动两种归档方式。
4.4.5 任务管理模块
任务管理实现了办公的高效性，拥有相同任务的成员可在任务组中进行信息沟通和信息共享，任务的管理者可以随时查看任务进度，随时发现和了解问题，对现有任务进行调整，提升员工的执行能力。
具体功能包括：任务桌面、批量任务、我的任务、任务查询、任务督办、任务管理设置。
4.4.6网上交流模块
论坛是一个信息发布系统，每个用户都可以在上面书写，可发布信息或提出看法。为方便用户的使用，论坛的操作与目前网上流行的论坛的操作基本相同。论坛的版块由有相关权限者设置，一般是由系统的管理员来完成。设置板块版主维护版块的全部内容，所有用户都能够发新贴或回复，上传附件图片等。论坛为单位员工提供了一个交流空间，在这里他们可以交流思想，讨论问题，实现言论自由平等，也是收集意见，解决问题的有效场所。
4.4.7个人办公管理模块
(1)短消息：用户可以向指定人员或部门发送消息，发送消息时可附带文件同时发送。
(2)文件传送：与短消息类似，可以向指定人员或部门发送文件，做到文件的快速传递。
(3)个人文件柜：作为网上的文件柜，用户可以将自己的文档上传到此处并分类保存。在阅读各类新闻、通知、公告、消息及文件时，也可以将附件保存直接保存到此处。
(4)电子邮件：建立自己的邮件中心，方便的给同事或客户发送电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。支持群发。
(5)手机短信：可以方便的给同事、朋友、客户等发短信，即使员工不在单位也可以保持时时沟通，并建立更加紧密的客户关系。支持群发。
(6)工作日程：用户可按天、周、月规划工作内容，可随时查看各项任务的内容、进度和状态，便于统筹工作安排，进度调整，执行程度，确保各项工作的顺利完成。
(7)工作日记：用户可在该模块功能中记录当日的工作内容，便于日后查看和工作总结，工作日记可以导出保存。
(8)工作计划：做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。
(9)个人考勤：包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、个人考勤查询等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。在个人办公中的“今日外出人员”可以方便用户查询当日员工外出情况。
(10)通讯录：包括单位通讯录、个人通讯录和公共通讯录。用户可以创建属于自己的名片信息，对同事、朋友、客户、关联单位、政府机关等处的联系人资料分类记录、查询、管理。也便于单位记录业务人员的客户资料，在其离职时避免客户流失。
4.5本章小结
本章主要介绍了办公自动化管理系统的总体设计，针对上一章的系统分析，给出系统的设计原则、设计目标及设计权限。设计了办公自动化系统的各个功能模块的作用，详细介绍了各个功能模块的功能。
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